¿Qué es el onboarding remoto? Consejos para aplicarlo correctamente

El onboarding es un proceso clave para el buen funcionamiento de las empresas. Esta es la primera etapa del ciclo de vida del empleado y, si lo aplicas correctamente, aseguras la correcta integración del todo nuevo trabajador a la organización. Ahora bien, en medio de lo que parece ser una transformación masiva de las empresas al entorno remoto, el onboarding debe sufrir algunos cambios para adaptarse a este nuevo estilo de trabajo. 

¿Sabes cómo aplicar el onboarding remoto? En T2W tenemos una amplia experiencia en procesos de reclutamiento e incorporación de nuevos trabajadores, por lo que conocemos de onboarding. En el siguiente artículo revisaremos la forma de ofrecer onboarding dentro de una modalidad de trabajo remoto.  

El onboarding en la era del trabajo remoto 

Si tu empresa ha pasado del escenario de oficinas a uno de trabajo remoto, el onboarding no puede permanecer igual. De ser así, empezarás a notar problemas en tus incorporaciones. De hecho, en 2020, cuando la pandemia aún estaba vigente, se reportó que más del 37% de empresas tenían problemas para incorporar nuevos trabajadores. ¿De qué problemas hablamos?  

Aquí hablamos de una reducción en el compromiso y la moral de los trabajadores, pérdida de confianza en la organización, disminución de la productividad y, para coronarlo todo, incremento de la rotación. El onboarding remoto sigue pasos muy similares a su versión en oficina, pero también presenta nuevos desafíos a los que las empresas deben adaptarse. Veamos uno a uno los pasos de un buen proceso de onboarding remoto. 

1. Un buen preboarding 

El preboarding comprende todas las acciones que se dan antes del primer día de trabajo. Esta etapa inicia apenas el trabajador nuevo firma el contrato con la organización. Su objetivo es aligerar el proceso de onboarding. Por ejemplo, durante el primer día se reserva tiempo para firmar un sinfín de documentos. Sin embargo, aquello resta tiempo para el onboarding.

Por eso, es ideal que envíes todos esos documentos y trámites legales para que el trabajador los complete con anticipación. Asimismo, la empresa probablemente tiene una serie de guías, manuales de trabajo y reglamentos internos que los trabajadores nuevos deben leer. Lo ideal es compartirlos apenas se oficialice la contratación, ya que así los colaboradores tienen más tiempo para familiarizarse con estos.  

Ya que se realiza de forma remota, el onboarding podría requerir de un toque extra de calidez hacia el colaborador. Por esta razón, es aconsejable enviar previamente un paquete de bienvenida a los trabajadores nuevos. Estos suelen estar compuestos de souvernirs de la empresa y ya son toda una tendencia, por lo que debes intentar ser lo más creativo posible. Este es un detalle que suele ser muy valorado por las personas y permite iniciar bien la relación laboral.  

2. La presentación del equipo 

Lo ideal es que en su primer día de trabajo el recién llegado conozca a todas las personas en la empresa, pero esto puede ser imposible dependiendo de la extensión de cada organización. Sin embargo, la presentación del equipo es un paso indispensable para que el colaborador conozca a las personas con las que trabajará directamente. Esta debe estar programada con anticipación y no extenderse más de lo necesario. 

3. Las tareas y responsabilidades 

Todo proceso de onboarding, ya sea remoto o presencial, requiere de una reunión en la que el recién llegado reciba su primera capacitación de trabajo y conozca sus responsabilidades y tareas. Ya que se trata de una sesión remota, asegúrate de grabar la sesión de inducción para que el trabajador pueda revisarla cuando sea necesario. Aquella es una ventaja del onboarding remoto. Salvo aquel detalle, esta etapa suele hacerse de forma similar a cómo se llevaría a cabo de forma presencial.  

4. Un tour por las plataformas de trabajo remoto 

Si bien en este caso el tour por las instalaciones no es necesario, sí resulta indispensable que los trabajadores conozcan los programas y plataformas con los que deberá trabajar. Para empezar, toda empresa que funciona de forma remota cuenta con un espacio de trabajo colaborativo en línea. Las opciones más comunes suelen llegar a través de Microsoft 360 o Google. Asegúrate de que el trabajador este familiarizado con estas plataformas.  

¿Qué plataforma de comunicación utilizarás? Ya sea que uses Meet, Teams o alguna otra alternativa, muestra sus características principales a los colaboradores que no están familiarizados con estas. Por otra parte, toda empresa organizada trabaja con un software de gestión de proyectos. ¿Cuál utilizas? ¿Cómo está organizado? Es obligatorio ofrecer un breve tour por la aplicación que utilizas, ya sea que se trate de Asana, Trello u otra alternativa.  

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5. Un compañero designado para las preguntas 

Independientemente de lo completo u organizado que sea tu proceso de onboarding remoto, todo colaborador nuevo quedará con una serie de preguntas. Tendrán preguntas relacionadas al trabajo, a la empresa, a los compañeros, etc. Por esto, es ideal que asignes a una persona para que se encargue de resolver todas aquellas dudas. A esto se le conoce como un programa de mentoring y puede dar muy buenos resultados.  

De igual forma, es recomendable programar reuniones periódicas con el recién llegado. Estas deben ser personales y enfocarse en revisar que no tenga problemas con sus responsabilidades o el estilo de trabajo. El objetivo principal aquí es escuchar al trabajador y conocer su experiencia hasta el momento. Procura que la charla sea lo más franca posible. Las reuniones pueden ser cortas, lo cual se hace más cómodo gracias al estilo de trabajo remoto.  

6. El equipo de trabajo remoto 

Ok, concluiste el onboarding. ¿Sabes si el colaborador cuenta con las herramientas adecuadas para cumplir con el trabajo correctamente? El peor error de muchas empresas es asumir que todo su personal cuenta con una computadora rápida y funcional para el trabajo. Lo ideal es proveer de una laptop a todas las personas que requieren de esta para desempeñar sus funciones.

Sucede algo similar con los teléfonos celulares, ya que algunos puestos requieren de una línea de trabajo para cumplir con sus funciones. No es bueno dejar que los colaboradores cumplan el trabajo de la empresa con sus equipos personales.  Por último, en un entorno en el que todos trabajan a distancia, el internet es clave.

No puedes esperar que todos tengan una buena conexión de internet. Para evitar problemas de performance, muchas empresas optan por ofrecer bonos de internet a los trabajadores. Estos no solo aseguran el buen desempeño de tus colaboradores, sino que fortalecen la motivación laboral. Revisa qué puestos requieren de este bono según sus responsabilidades.  

Estos son los principales factores que te ayudarán a incorporar a los trabajadores. Recuerda que un buen onboarding remoto puede ayudarte a retener a tus colaboradores y sacar su mejor desempeño.  

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