October 27, 2022

¬ŅQu√© es el onboarding remoto? Consejos para aplicarlo correctamente

El onboarding es un proceso clave para el buen funcionamiento de las empresas. Esta es la primera etapa del ciclo de vida del empleado y, si lo aplicas correctamente, aseguras la correcta integración del todo nuevo trabajador a la organización. Ahora bien, en medio de lo que parece ser una transformación masiva de las empresas al entorno remoto, el onboarding debe sufrir algunos cambios para adaptarse a este nuevo estilo de trabajo. 

¬ŅSabes c√≥mo aplicar el onboarding remoto? En T2W tenemos una amplia experiencia en procesos de reclutamiento e incorporaci√≥n de nuevos trabajadores, por lo que conocemos de onboarding. En el siguiente art√≠culo revisaremos la forma de ofrecer onboarding dentro de una modalidad de trabajo remoto.¬†¬†

El onboarding en la era del trabajo remoto 

El onboarding en la era del trabajo remoto 

Si tu empresa ha pasado del escenario de oficinas a uno de trabajo remoto, el onboarding no puede permanecer igual. De ser as√≠, empezar√°s a notar problemas en tus incorporaciones. De hecho, en 2020, cuando la pandemia a√ļn estaba vigente, se report√≥ que m√°s del 37% de empresas ten√≠an problemas para incorporar nuevos trabajadores. ¬ŅDe qu√© problemas hablamos?¬†¬†

Aquí hablamos de una reducción en el compromiso y la moral de los trabajadores, pérdida de confianza en la organización, disminución de la productividad y, para coronarlo todo, incremento de la rotación. El onboarding remoto sigue pasos muy similares a su versión en oficina, pero también presenta nuevos desafíos a los que las empresas deben adaptarse. Veamos uno a uno los pasos de un buen proceso de onboarding remoto. 

1. Un buen preboarding 

El preboarding comprende todas las acciones que se dan antes del primer día de trabajo. Esta etapa inicia apenas el trabajador nuevo firma el contrato con la organización. Su objetivo es aligerar el proceso de onboarding. Por ejemplo, durante el primer día se reserva tiempo para firmar un sinfín de documentos. Sin embargo, aquello resta tiempo para el onboarding.

Por eso, es ideal que envíes todos esos documentos y trámites legales para que el trabajador los complete con anticipación. Asimismo, la empresa probablemente tiene una serie de guías, manuales de trabajo y reglamentos internos que los trabajadores nuevos deben leer. Lo ideal es compartirlos apenas se oficialice la contratación, ya que así los colaboradores tienen más tiempo para familiarizarse con estos.  

Ya que se realiza de forma remota, el onboarding podría requerir de un toque extra de calidez hacia el colaborador. Por esta razón, es aconsejable enviar previamente un paquete de bienvenida a los trabajadores nuevos. Estos suelen estar compuestos de souvernirs de la empresa y ya son toda una tendencia, por lo que debes intentar ser lo más creativo posible. Este es un detalle que suele ser muy valorado por las personas y permite iniciar bien la relación laboral.  

2. La presentación del equipo 

Lo ideal es que en su primer día de trabajo el recién llegado conozca a todas las personas en la empresa, pero esto puede ser imposible dependiendo de la extensión de cada organización. Sin embargo, la presentación del equipo es un paso indispensable para que el colaborador conozca a las personas con las que trabajará directamente. Esta debe estar programada con anticipación y no extenderse más de lo necesario. 

3. Las tareas y responsabilidades 

Todo proceso de onboarding, ya sea remoto o presencial, requiere de una reuni√≥n en la que el reci√©n llegado reciba su primera capacitaci√≥n de trabajo y conozca sus responsabilidades y tareas. Ya que se trata de una sesi√≥n remota, aseg√ļrate de grabar la sesi√≥n de inducci√≥n para que el trabajador pueda revisarla cuando sea necesario. Aquella es una ventaja del onboarding remoto. Salvo aquel detalle, esta etapa suele hacerse de forma similar a c√≥mo se llevar√≠a a cabo de forma presencial.¬†¬†

4. Un tour por las plataformas de trabajo remoto 

Si bien en este caso el tour por las instalaciones no es necesario, s√≠ resulta indispensable que los trabajadores conozcan los programas y plataformas con los que deber√° trabajar. Para empezar, toda empresa que funciona de forma remota cuenta con un espacio de trabajo colaborativo en l√≠nea. Las opciones m√°s comunes suelen llegar a trav√©s de Microsoft 360 o Google. Aseg√ļrate de que el trabajador este familiarizado con estas plataformas.¬†¬†

¬ŅQu√© plataforma de comunicaci√≥n utilizar√°s? Ya sea que uses Meet, Teams o alguna otra alternativa, muestra sus caracter√≠sticas principales a los colaboradores que no est√°n familiarizados con estas. Por otra parte, toda empresa organizada trabaja con un software de gesti√≥n de proyectos. ¬ŅCu√°l utilizas? ¬ŅC√≥mo est√° organizado? Es obligatorio ofrecer un breve tour por la aplicaci√≥n que utilizas, ya sea que se trate de Asana, Trello u otra alternativa.¬†¬†

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5. Un compa√Īero designado para las preguntas¬†

Independientemente de lo completo u organizado que sea tu proceso de onboarding remoto, todo colaborador nuevo quedar√° con una serie de preguntas. Tendr√°n preguntas relacionadas al trabajo, a la empresa, a los compa√Īeros, etc. Por esto, es ideal que asignes a una persona para que se encargue de resolver todas aquellas dudas. A esto se le conoce como un programa de mentoring y puede dar muy buenos resultados.¬†¬†

De igual forma, es recomendable programar reuniones periódicas con el recién llegado. Estas deben ser personales y enfocarse en revisar que no tenga problemas con sus responsabilidades o el estilo de trabajo. El objetivo principal aquí es escuchar al trabajador y conocer su experiencia hasta el momento. Procura que la charla sea lo más franca posible. Las reuniones pueden ser cortas, lo cual se hace más cómodo gracias al estilo de trabajo remoto.  

6. El equipo de trabajo remoto 

Ok, concluiste el onboarding. ¬ŅSabes si el colaborador cuenta con las herramientas adecuadas para cumplir con el trabajo correctamente? El peor error de muchas empresas es asumir que todo su personal cuenta con una computadora r√°pida y funcional para el trabajo. Lo ideal es proveer de una laptop a todas las personas que requieren de esta para desempe√Īar sus funciones.

Sucede algo similar con los tel√©fonos celulares, ya que algunos puestos requieren de una l√≠nea de trabajo para cumplir con sus funciones. No es bueno dejar que los colaboradores cumplan el trabajo de la empresa con sus equipos personales.¬†¬†Por √ļltimo, en un entorno en el que todos trabajan a distancia, el internet es clave.

No puedes esperar que todos tengan una buena conexi√≥n de internet. Para evitar problemas de performance, muchas empresas optan por ofrecer bonos de internet a los trabajadores. Estos no solo aseguran el buen desempe√Īo de tus colaboradores, sino que fortalecen la motivaci√≥n laboral. Revisa qu√© puestos requieren de este bono seg√ļn sus responsabilidades.¬†¬†

Estos son los principales factores que te ayudar√°n a incorporar a los trabajadores. Recuerda que un buen onboarding remoto puede ayudarte a retener a tus colaboradores y sacar su mejor desempe√Īo.¬†¬†

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